La facturation est l'un des aspects les plus négligés en début d'activité, et l'un des plus coûteux en cas d'erreur. Une facture non conforme expose à un redressement fiscal, et un mauvais suivi des paiements peut représenter plusieurs milliers d'euros d'impayés par an. Ce guide passe en revue toutes les règles à connaître pour facturer correctement en cabinet d'orthopédagogie libéral.
Les mentions obligatoires sur une facture
Une facture émise par un orthopédagogue en libéral doit contenir l'ensemble des mentions légales suivantes. L'oubli d'une seule expose à une amende de 15 € par mention manquante, plafonnée à 25 % du montant facturé.
Identification du prestataire
- Nom et prénom (ou dénomination sociale).
- Adresse professionnelle complète.
- Numéro SIRET.
- Numéro de TVA intracommunautaire si vous y êtes assujetti.
- Pour les micro-entrepreneurs en franchise : mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Note : le code APE (8559B « autres enseignements » ou 8560Z « activités de soutien à l'enseignement ») n'est pas une mention obligatoire sur la facture. Vous pouvez l'ajouter à titre informatif, mais ce n'est pas exigé par la loi.
Identification du client
- Nom et prénom du payeur (généralement un parent).
- Adresse complète.
- Si client professionnel : raison sociale et SIRET.
Détails de la prestation
- Numéro de facture séquentiel et continu (jamais de saut).
- Date d'émission de la facture.
- Date de réalisation de la prestation.
- Description précise : « Séance d'orthopédagogie », « Bilan orthopédagogique », « Anamnèse »…
- Quantité et prix unitaire HT.
- Taux et montant de TVA (le cas échéant).
- Montant total TTC.
- Conditions de règlement et date d'échéance.
- Pénalités de retard et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €).
La numérotation des factures : règle d'or
La numérotation doit être chronologique, continue et sans rupture. Vous pouvez utiliser une logique annuelle (2026-001, 2026-002…) ou continue depuis l'origine (00001, 00002…). En cas de contrôle, l'administration fiscale vérifie l'absence de saut. Toute facture annulée doit faire l'objet d'un avoir, et non d'une suppression.
Sur Excel ou Word, le risque d'erreur est immense. Une bonne pratique consiste à utiliser un logiciel qui incrémente automatiquement les numéros et conserve une trace de chaque modification.
TVA : franchise ou assujettissement ?
En tant qu'orthopédagogue en libéral, vous pouvez bénéficier de la franchise en base de TVA tant que votre chiffre d'affaires reste sous les seuils :
- 39 100 € pour les prestations de service (seuil 2026, à vérifier annuellement).
- Seuil majoré : 47 700 € pendant deux années consécutives.
En franchise, vous facturez sans TVA et indiquez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Vous ne récupérez pas la TVA sur vos achats.
Au-delà des seuils, vous devenez redevable de la TVA (généralement à 20 %). Vos prestations d'orthopédagogie ne bénéficient pas, dans la majorité des cas, de l'exonération prévue pour les actes médicaux ou paramédicaux réglementés. Renseignez-vous précisément auprès de votre comptable.
La facture acquittée : votre format de remboursement mutuelle
Beaucoup de mutuelles remboursent désormais les séances d'orthopédagogie, totalement ou partiellement. Pour permettre aux familles de se faire rembourser, fournissez systématiquement une facture acquittée (mention « Facture acquittée le JJ/MM/AAAA » + mode de règlement) reprenant toutes les mentions obligatoires de la section 1, complétée par :
- Le nom de l'apprenant suivi (et non du parent payeur).
- La nature exacte de la prestation (séance d'orthopédagogie, bilan, plan d'intervention…).
- La date de la séance.
- Le montant payé et le mode de paiement.
- Votre numéro Adeli ou RPPS si vous en disposez, à défaut votre SIRET.
App'Évol génère automatiquement vos factures acquittées dès l'encaissement, avec toutes les mentions requises. Pas besoin d'éditer un document complémentaire : la facture vaut justificatif de remboursement pour la mutuelle.
Conditions de règlement et lutte contre les impayés
Indiquez systématiquement vos conditions de règlement. Le délai légal maximum est de 60 jours à compter de la date d'émission. En cabinet libéral, la pratique est plutôt le paiement à la séance.
Trois bonnes pratiques pour limiter les impayés
- Encaissez à la séance par CB, virement ou prélèvement automatique.
- Demandez un acompte de 30 % à la signature pour les bilans (qui demandent plusieurs heures de travail), ou ne remettez pas le plan d'intervention tant que les séances d'observation n'ont pas été réglées.
- Mettez en place des relances automatiques à J+7, J+15 et J+30 en cas de retard.
Le paiement en ligne : un atout désormais incontournable
Proposer le paiement par carte bancaire ou virement instantané améliore drastiquement votre taux de recouvrement et votre image professionnelle. Plus de chèques perdus, plus de retards gênants à relancer manuellement.
App'Évol intègre nativement Stripe, leader européen du paiement en ligne. Vous générez une facture, la famille reçoit un lien sécurisé, paie en deux clics, et le règlement est automatiquement réconcilié dans votre logiciel. Vous économisez plusieurs heures par mois sur le suivi des encaissements.
Astuce : proposez systématiquement deux options de paiement : carte bancaire (immédiat, simple) et virement (sans frais pour vous). Vous augmentez vos chances d'être payée rapidement tout en limitant les frais de transaction.
Tenir sa comptabilité au quotidien
Selon votre statut, vos obligations comptables varient :
- Micro-entreprise : tenir un livre des recettes, conserver les factures, rien de plus.
- EI au réel ou société : tenir une comptabilité complète (livre-journal, grand livre, bilan annuel). Le recours à un expert-comptable est fortement conseillé.
Dans tous les cas, vous devez conserver vos factures pendant 10 ans. Un logiciel qui archive automatiquement vos factures au format PDF, exportable et imprimable, vous simplifie énormément la vie en cas de contrôle ou de bilan annuel.
La facturation électronique : ce qui change en 2026-2027
La réforme de la facturation électronique entre progressivement en vigueur. Elle concerne d'abord les transactions entre professionnels (B2B). Pour les facturations aux familles (particuliers), les règles classiques continuent de s'appliquer.
Si vous facturez parfois des écoles, des structures médico-sociales, des MDPH ou des collectivités, vous serez tenue d'émettre vos factures via une plateforme certifiée. Anticipez en choisissant un logiciel qui prépare cette transition.
Les erreurs les plus fréquentes à éviter
- Sauter un numéro de facture (interdit, même par erreur).
- Modifier une facture déjà émise (passez par un avoir).
- Oublier la mention « TVA non applicable » en micro-entreprise.
- Facturer au nom de l'enfant (le payeur doit être le parent).
- Ne pas archiver les factures émises pendant 10 ans.
- Confondre devis et facture (un devis n'a pas de valeur comptable).
Conclusion
La facturation en libéral combine obligations légales, suivi rigoureux et expérience client. Un module facturation intégré à votre logiciel métier comme celui d'App'Évolvous permet d'automatiser 90 % du travail tout en restant pleinement conforme. Pour aller plus loin, consultez notre guide complet pour ouvrir votre cabinet d'orthopédagogie en libéral.